Privacybeleid van Airwell

AIRWELL RESIDENTIAL, een Société par Actions Simplifiée (SAS – vereenvoudigde vennootschap op aandelen) met een maatschappelijk kapitaal van EUR 2.500.000, geregistreerd in Versailles (Frankrijk) onder nummer 752 800 862, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is 10 rue du Fort de Saint-Cyr, 78180 Montigny le Bretonneux, vertegenwoordigd door haar voorzitter (hierna,AIRWELL” “Wij” ofOns“), is een onderneming die gespecialiseerd is in de distributie van oplossingen op het gebied van airconditioning en verwarming voor verblijfsomgevingen.

In het kader van haar bedrijfsactiviteiten kan Airwell specifieke persoonsgegevens verzamelen en verwerken, zoals gedefinieerd door Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Europese Raad van 27 april 2016, betreffende de bescherming van gegevens en de persoonlijke levenssfeer (Algemene Verordening Gegevensbescherming – hierna de”AVG“) en de Franse wet nr. 78-17 van 6 januari 1978 (Loi Informatique & Libertés – hierna de”Wet Bescherming Persoonsgegevens“) in de momenteel geldende versie, met betrekking tot haar particuliere en professionele klanten.

Dit privacybeleid (hierna het “Beleid“) is opgesteld om de particuliere en professionele klanten van Airwell (hierna “U” of “Uw“) in staat te stellen te begrijpen welke gegevens worden verzameld, voor welk doel en wat de rechten van de betrokkenen in dit verband zijn.

Dit beleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Dergelijke wijzigingen zullen worden doorgevoerd nadat Airwell U daarvan op de hoogte heeft gesteld met alle middelen die Airwell daartoe ter beschikking staan. Elke nieuwe versie van het Beleid zal pas van toepassing worden na de hierboven aangegeven datum van “Laatste wijziging“.

Artikel ¹ – Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens?

Krachtens de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de AVG is Airwell, die de verwerking van de persoonsgegevens van haar particuliere en professionele klanten vaststelt en uitvoert, hetzij rechtstreeks, hetzij door een verwerker, zoals hierna aangegeven, de verwerkingsverantwoordelijke en neemt in die hoedanigheid de wettelijke en reglementaire verplichtingen op zich die gelden voor verantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 2 – In welke omstandigheden verzamelt en verwerkt Airwell persoonsgegevens?

In het kader van haar bedrijfsactiviteiten kan Airwell in verschillende omstandigheden persoonsgegevens verzamelen en verwerken in de zin van de AVG en de Wet Bescherming Persoonsgegevens:

• wanneer een klantenaccount wordt aangemaakt: Airwell heeft specifieke informatie nodig om U in staat te stellen een klanten account aan te maken op de www.airwell-pro.fr website (alleen voor professionals);
• wanneer een product bij Airwell wordt besteld: Airwell heeft specifieke informatie nodig om een factuur uit te reiken en de bestelling te verwerken;
• wanneer er een verzoek naar de aftersalesdienst wordt gestuurd: Airwell moet bijvoorbeeld specifieke informatie over de storing verzamelen, die is opgenomen in het informatieblad voor de klant;
• voor communicatiedoeleinden tussen Airwell en haar klanten: De klanten (zowel particulier als professioneel) kunnen vragen om zich te abonneren op de nieuwsbrief van Airwell door hun e-mailadres op te geven op een van de websites van Airwell. Bovendien kan de communicatie tussen Airwell en haar klanten persoonsgegevens bevatten die door Airwell worden verzameld en verwerkt;
• wanneer een Airwell-website wordt bezocht, zoals www.airwell.com en www.airwell-pro.com.

Artikel 3 – Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt Airwell?

Airwell verzamelt en verwerkt de volgende gegevens:

• identiteitsgegevens: Voor particuliere klanten gaat het in het algemeen om naam en voornaam, contactgegevens, waaronder een telefoonnummer, e-mailadres en postadres; voor professionele klanten gaat het eveneens om telefoonnummer, postadres en e-mailadres, het soort klant (installateur of distributeur) en de contactgegevens van de contactpersonen op de verkoopafdeling en de boekhouding, en eventueel de marketingafdeling en de logistieke afdeling;
• gegevens over een bestelling: Voor alle klanten bewaart Airwell hun ordergeschiedenis om de opvolging van elke bestelling en de levering van aftersalesdiensten, indien nodig, te vergemakkelijken; voor professionele klanten verzamelt Airwell ook specifieke informatie betreffende lopende bestellingen en de gegenereerde omzet;
• gegevens betreffende de aftersalesdiensten;
• andere gegevens: alle soorten gegevens die ons door onze klanten op eigen initiatief worden verstrekt.

Artikel 4 – Op welke rechtsgrondslag worden de persoonsgegevens verzameld en verwerkt?

Alle persoonsgegevens die door Airwell worden verzameld en verwerkt, vinden plaats op basis van een naar behoren geïdentificeerde rechtsgrondslag, in overeenstemming met artikel 6 van de AVG:

• contract: Airwell verzamelt persoonsgegevens in het kader van een bestelling, met het oog op de uitvoering van de verkoopovereenkomst voor het product, inclusief met betrekking tot de aftersalesdienst;
• toestemming: Klanten kunnen besluiten om Airwell specifieke persoonsgegevens over hen te verstrekken;
• Airwell’slegitieme belangen: sommige gegevens, bijvoorbeeld met betrekking tot het verkeer op onze Websites, worden verzameld voor onze legitieme zakelijke doeleinden, waarbij wordt gespecificeerd dat deze verzameling en verwerking van gegevens op geen enkele wijze inbreuk maakt op Uw belangen of fundamentele rechten.

Artikel 5 – Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt?

Airwell gebruikt de persoonlijke gegevens die zij van haar klanten heeft verzameld, in de hierboven beschreven gevallen, uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• om Airwell in staatte stellen bestellingen te verwerken: de persoonsgegevens van de klanten worden verzameld met het oog op de verwerking van de bestelling en, in het bijzonder, de opmaak van de factuur of de verzending van de bestelde apparatuur;
• om Airwell in staat te stellen aftersalesdiensten te verlenen;
• om Airwell in staat te stellen met U te communiceren: de gegevens kunnen worden verwerkt voor communicatiedoeleinden tussen Airwell en U, zoals het versturen van nieuwsbrieven indien U daarvoor een e-mailadres opgeeft, of voor verkoopactiviteiten;
• om Airwell in staat te stellen de Websites te verbeteren, onder meer door de analyse van statistieken betreffende het browsen en het verkeer op de Websites.

Artikel 6 – Met wie delen Wij de verzamelde gegevens?

De persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt zijn hoofdzakelijk bestemd voor Airwell. Bovendien kunnen bepaalde gegevens worden gedeeld met naar behoren geïdentificeerde derden:

• onze dienstverleners of verwerkers: Airwell kan derde dienstverleners inhuren, zoals transportbedrijven; Airwell gebruikt Google’s diensten (i.e., Google Analytics) voor publieksclassificaties op de Websites. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het Cookiebeleid van Airwell;
• de autoriteiten: Airwell zal, waar nodig, samenwerken met de staat, administratieve of gerechtelijke autoriteiten, alsook met de toezichthoudende autoriteiten die belast zijn met de handhaving van de AVG en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Bijgevolg behouden wij ons het recht voor om alle in het kader van onze activiteiten verzamelde informatie aan de relevante autoriteiten bekend te maken indien Airwell hiertoe wordt gelast.

In geen geval zal Airwell Uw persoonlijke gegevens delen met derden voor bedrijfsontwikkeling of andere doeleinden.

Artikel 7 – Hoe lang bewaart Airwell persoonsgegevens?

Airwell bewaart persoonsgegevens van haar klanten slechts in een identificeerbare vorm gedurende de tijd die strikt noodzakelijk is om het doel van de betrokken verwerking te verwezenlijken Dus, in het algemeen:

• gegevens betreffende de identiteit van onze klanten worden bewaard gedurende de looptijd van het contract tussen U en Ons, en vervolgens gearchiveerd gedurende vijf (5) jaar na het einde van het contract;
• sommige gegevens worden bewaard gedurende de wettelijke periode met name indien Airwell hiertoe wettelijk verplicht is. Dit is het geval voor gegevens betreffende facturen;
• gegevens betreffende geschillen en het beheer van vorderingen worden bewaard gedurende de tijd die nodig is voor het beheer van het geschil of de vordering (rekening houdend met de termijnen voor het instellen van beroep) en tot de verjaringstermijn voor het instellen van een rechtsvordering;
• gegevens over potentiële klanten worden maximaal drie (3) jaar bewaard;
• cookies worden opgeslagen voor de in het cookiebeleid aangegeven perioden.

Artikel 8 – Welke rechten hebben betrokkenen met betrekking tot hun persoonsgegevens?

Airwell houdt zich aan de rechten die de AVG en de Wet Bescherming Persoonsgegevens aan natuurlijke personen toekennen.

Betrokkenen hebben derhalve het recht om toegang te vragen tot de door Airwell opgeslagen persoonsgegevens die hen betreffen en om deze gegevens te laten corrigeren, te wissen en de verwerking ervan te beperken, alsmede het recht om de verwerking ervan te weigeren.

In het geval van een beperking of weigering van de verwerking, is het echter mogelijk dat Airwell niet langer in staat is de bestelling geheel of gedeeltelijk te verwerken. Niettemin kunnen sommige gegevens door Airwell worden opgeslagen om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen.

Natuurlijke personen hebben het recht instructies te geven betreffende het opslaan, wissen en openbaar maken van hun persoonsgegevens na hun leven. Bij gebreke van dergelijke instructies zullen hun persoonsgegevens worden bewaard zoals hierboven aangegeven, tenzij hun erfgenamen verzoeken om de gegevens eerder te wissen.

Om deze rechten uit te oefenen, kunnen betrokkenen een e-mail sturen naar het volgende adres: [email protected].

Voorts hebben betrokkenen het recht om te allen tijde een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Daartoe kunnen zij zich wenden tot de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in de regio waar zij wonen of in ieder geval tot de CNIL in Frankrijk op het volgende webadres: www.cnil.fr.

Ten slotte worden betrokkenen ervan in kennis gesteld dat zij bezwaar kunnen maken tegen cold calling door zich te registreren op de websitewww.bloctel.fr.

Artikel 9 -Hoe beschermt Airwell persoonsgegevens?

Airwell verbindt zich ertoe om op haar kosten passende technische en organisatorische maatregelen te treffen en te handhaven voor de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens, overeenkomstig de artikelen 32 tot en met 34 van de AVG en artikel 121 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Airwell zorgt ervoor dat die technische en organisatorische maatregelen steeds redelijk zijn en aangepast aan de specifieke risico’s die inherent zijn aan haar verwerkingsactiviteiten, rekening houdend met de aard van de verzamelde en verwerkte informatie, met name om de persoonsgegevens te beschermen tegen elke accidentele of onwettige vernietiging, verlies of wijziging en tegen elke niet-toegelaten openbaarmaking.

Derhalve, wat de door Airwell genomen technische maatregelen betreft, gaat het onder meer om het volgende:

• de Websites en hun gegevens worden gehost op een gevirtualiseerde server in Frankrijk. Elke domeinnaam heeft een certificaat. Een upstream geïmplementeerde firewall blokkeert een groot aantal hackpogingen op de Websites;
• • de door SalesForce en/of Moovapps gehoste gegevens worden beschermd door de door deze dienstverleners genomen beveiligingsmaatregelen, met name door middel van het partitioneren van de instanties in docker-containers onder Linux;
• • de gebruikersaccounts zijn beveiligd met twee-factor authenticatie, net als de VPN. Gevoelige computers worden versleuteld, wachtwoorden moeten robuust zijn en voor RDP-verbindingen wordt het IP-adres geblokkeerd.

Wat de organisatorische maatregelen betreft, hebben alleen de personen die van de gegevens kennis moeten nemen om hun taken binnen de onderneming uit te kunnen voeren, toegang tot deze gegevens. Bovendien zijn de gebruikers niet de beheerders van de computerterminals.

Voorts verbindt Airwell zich ertoe een volledig en accuraat register van de door haar verwerkte persoonsgegevens bij te houden, bij te werken en op te slaan. Het dossier bevat details over de verwerkingsactiviteiten.

Artikel 10 – Worden er gegevens naar het buitenland doorgegeven?

De websites van Airwell worden in Frankrijk gehost, net als alle opslagoplossingen die Airwell gebruikt.

Bij wijze van uitzondering kunnen specifieke gegevens over publieksclassificaties naar het buitenland worden doorgegeven. Indien U deze overdracht wenst te weigeren, gelieve Google hiervan op de hoogte te brengen door op de volgende link te klikken: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr

Artikel 11 – Functionaris voor gegevensbescherming

Airwell heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, met wie contact kan worden opgenomen op het volgende e-mailadres: [email protected].

Artikel 12 – Nadere informatie

Voor nadere informatie over de wijze waarop Airwell de aan haar verstrekte persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, kunt u een e-mail sturen aan onze functionaris voor gegevensbescherming op het volgende adres: [email protected].

* * *